I dette tilfelle har kommunen sendt brev til grunneierne i Rundhaug. Brevet omfatter avtalebrev, to like skjema "Erklæring om rettighet i fast eiendom", og to eller tre kart. Alle dokumentene du har mottatt skal signeres av (alle) hjemmelshaver(e) eller den/de med signaturrettigheter for foretak og sendes i retur i originalt papirformat. Det er svært viktig at hvert dokument er signert og sendt tilbake. Dokumentene skal sendes videre til kartverket for matrikkelregistering.

Det er noen som signerer del av dokumentene, mens andre sender tilbake bare del av dokumentene. Brevet ble sendt på nytt igjen etter korrigeringer, på bakgrunn av kommentar og tilbakemelding vi fikk fra kartverket. Nå må vi forbedre, og det kan vi nå dersom grunneieren også gjør som beskrevet ifølge brevet. Mangel av dokument betyr at kommunen ikke har fått rettighet og som følge av dette kan dermed ikke kartverket tinglyse rettigheten.