Kommunedirektøren har det overordnete ansvaret for kommunens arkiv, og for at organisering og oppfølging av arkivarbeidet i Målselv kommune, er i samsvar med regelverket.

I Målselv kommune er den daglige oppfølging av kommunedirektørens arkivansvar delegert til avdelingsleder for Service- og kommunikasjonsenheten. Dette innebærer blant annet å følge opp rapporter om mangler ved kommunens arkivhåndtering, og et system for melding av avvik. Oppretting av avvik som krever større økonomiske utlegg skal legges fram for kommunedirektøren.

Sentrale oppgaver vil være:

• Tilsette eller oppnevne en arkivansvarlig og etablere en felles arkivtjeneste.
• Sørge for tilstrekkelig bemanning.
• Stille tilfredsstillende lokaler og nødvendig utstyr til disposisjon
• Midler til innkjøp av de varer og tjenester som trengs i arkivet
• Legge til rette for at arkivpersonalet har oppdatert tilfredsstillende faglig kompetanse bl.a. gjennom deltakelse i kurs og opplæring

Delegert ansvar

Kommunedirektøren har delegert det operative lederansvaret for arkivtjenesten i kommunen til arkivleder. Delegeringsreglement for Målselv kommune

Arkivleder har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er faglig overordnet arkivpersonalet. Arkivleder rapporterer til leder for Fellestjenester, som rapporterer til kommunedirektør. 

Arkivtjenesten har til daglig ansvar for både saksbehandling og arkivdanning i sak- og arkivsystemet VebSak+. Målselv kommune har så langt som mulig sentralisert tjenestene for post og arkiv. Ytre enheter mottar post og skal registrere dette i Websak+ eller fagsystem knyttet til enheten.

Alle, unntatt de som har egne fagprogram for klientbehandling, skal bruke sak/arkivsystemet WebSak+ for all journalføring, saksbehandling og arkivering. Arkivtjenesten er ansvarlig for journalføring av dokumentene i Websak+.

Arkivleder

Arkivleder er administrativt organisert i på Servicekontoret.

Ansvar

Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale.

Arkivleder skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.

Arkivleder skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp.

Arkivleder skal være representert i utvalg som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.

Arkivleder er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.

• ha et overordnet faglig ansvar for kommunens arkivtjeneste, og påse at arkivarbeidet er i samsvar med gjeldende regelverk
• veilede det øvrige arkivpersonalet og ta initiativ til nødvendig opplæring
• ta initiativ til oppdatering og/eller endringer i arkivplanen og Netpower
• holde seg oppdatert om den arkivfaglige og teknologiske utvikling som har konsekvenser for arkivarbeidet
• Systemansvar for sak- arkivsystemet
• rapportere til sin leder, og har plikt til å påpeke feil og mangler ved kommunens arkivhåndtering
• være kommunens kontaktperson for Arkiv Troms i saker som angår arkivdanning og arkivdepot
• være ansvarlig instans for materiale som tilbakelånes til kommunen fra arkivdepot, såkalt fjernlån
• arkivlederen er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokument som ihht. Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom fysisk/elektroniskmottatte dokumenter og dokumentene som inngår i et saksnummer i kommunens elektroniske sak-/arkivsystemet.

Saksbehandlers arbeidsoppgaver og rutiner er beskrevet i rutiner for saksbehandling i kommunens arkivplan

• Enhetsleder er delegert det administrative ansvaret for at organisering og oppfølging av at arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentlig saksbehandling og de reglene som er fastsatt i arkivplanen i sin enhet.
• Enhetsleder kan peke ut ansvarlig i sin enhet/avdeling. Ordningen med sentralarkiv innebærer at ansvarlig i ytre enhet/avdeling kun er ansvarlig for de arkivserier (objektarkiv) som til en hver tid befinner seg på enheten.
• Ansvar for fagsystemer som ligger til hver enkelt tjenesteområde og for sine personarkiv (klientarkiv og elevarkiv).
• Enhetsleder og tjenesteledere har ansvar for at saksbehandlere har nødvendig kompetanse i forhold til lover og forskrifter, spesielt offentlighetsloven.
• Det skal utpekes en systemansvarlig for hvert enkelt fagsystem. Vedkommende skal se til at enheten/avdelingen følger de retningslinjer og rutiner som er nedfelt i kommunenes arkivplan og kvalitetssikring i arkivkjerner på egne områder.
• Enhetsleder har ansvaret for oppfølging av enhetens saker - restanseoppfølging.
• Registrering av fagsystemer finnes i Netpower som e kommunens avvikssystem og dokument lagring for alle dokumenter, rutiner, osv. 

• Ansvaret for teknisk sikkerhet ligger hos IT-avdelingen. Ansvaret for håndtering av sikkerhetsbehov i kommunenes spesifikke applikasjoner ligger hos systemeieren. Utøvende ansvar kan delegeres til prosjektleder eller andre navngitte personer. 

Oppgaver ved anskaffelse av nytt system

• All programvare skal utvikles på bakgrunn av detaljerte kravspesifikasjoner der også krav til innebygd personvern, personvern som standardinnstilling og sikkerhet inngår.
• Innebygd personvern, personvern som standardinnstilling og teknisk sikkerhetsnivå skal verifiseres i alle prosjektets faser ved utvikling.
• Før programvaren/systemer settes i produksjon, skal teknisk sikkerhetsnivå, innebygd personvern og personvern som standardinnstilling verifiseres. Ved feil eller mangler skal retting av eventuelle feil/mangler gjennomføres før systemet settes i produksjon. Rettelser av feil og mangler skal verifiseres.
• Før programmer eller systemer settes i produksjon skal rutiner for drift, proaktiv overvåkning og beredskap være iverksatt.
• Verifikasjon av sikkerhet og personvern gjennom test skal utføres av andre personer enn de som har vært med på å utvikle systemet eller personer som drifter systemer. Sikkerhetsansvarlig har ansvaret for selve gjennomføringen av testen og formidler resultatene tilbake til prosjektet.
• Alle nye systemer som behandler personopplysninger, skal være objekt for ROS-analyse i planleggingsfasen.

Dette er også beskrevet i IKT-strategien.

Målselv kommune er deltaker i samarbeidet om en felles regional arkivinstitusjon; Arkiv Troms, og har delegert ansvar for følgende oppgaver til arkivet:

1. ordning og katalogisering av kommunens eldre arkiver, i første omgang fram til rundt 1980
2. oppbevaring og sikring av eldre og avsluttet arkiv
3. mottak av kommunale personregistre som er gått ut av aktiv bruk
4. arkivfaglig opplæring av ansatte i kommunen gjennom kurs og veiledning
5. rådgivning og informasjon slik at arkivdanningen i kommunen følger gjeldende lovverk
6. rådgivning og informasjon slik at kommunens arkivlokaler er i forskriftsmessig stand
7. gi informasjon og veiledning til publikum om Målselv kommunes arkiver
8. gi informasjon og veiledning om bevaring av privatarkiver