Arkivtjenesten i Målselv kommune er en del av avdelingen i Fellestjenester, og lokalisert i servicekontoret på kommunehuset. Lederen for Fellestjenester rapporterer til kommunedirektøren. Målselv kommune er medeier av IKA Troms, som er kommunens arkivdepot.
Overordnede oppgaver i arkivtjenesten
Arkivtjenesten er organisert på servicekontoret. Arkivtjenesten og servicekontoret har totalt 2,5 årsverk og innehar brede oppgaver innen postføring, innbyggerhåndtering, arkivdanning og systemeieransvar i saks- og arkivsystem, kommunens nettside og flere programmer med integrering i saks- og arkivsystemet.
Arkivtjenesten bidrar i opplæring av nye medarbeidere i saks- og arkivsystem, besvarer arkivfaglige spørsmål og ivaretar arkiv i fagsystemer, blant annet ved å bidra i utarbeidelse av rutiner og kontroll av arkivkjerner.
Arkivtjenesten har også ansvar for oppdatering av arkivplan og håndtering av papirarkiv. Arkivtjenesten har tett kontakt med IKA Troms
Sentralisert tjeneste for post og arkiv
Målselv kommune har så langt som mulig sentralisert tjenestene for post og arkiv, og arkivtjenesten er plassert på kommunehuset. Arkivtjenesten skanner inngående sakspost, journalfører det som er arkivverdig, legger eventuelt inn hjemmel for unntak fra offentligheten (gjøres også av saksbehandler) og fordeler så posten direkte på saksbehandler.